Wat gebeurt er met wat je intypt?

Een AI-chatbot zoals ChatGPT, Copilot of Gemini draait niet op je eigen computer. Je vraag gaat, met alles wat je erin plakt of uploadt, naar de servers van de leverancier, wordt daar verwerkt en vaak een tijd bewaard. Afhankelijk van de versie en de instellingen kan je invoer ook worden gebruikt om het model verder te trainen.

Zakelijke versies beloven meestal dat je invoer niet voor training wordt gebruikt en dat gegevens beter beschermd zijn. Dat is een belangrijk verschil, maar geen vrijbrief: ook dan geef je informatie aan een externe partij. Controleer daarom welke tool je organisatie heeft goedgekeurd, en log in met je werkaccount. Een zakelijke versie en een privéversie hebben vaak dezelfde naam.

Vuistregel: twijfel je, typ dan niets in een chatbot wat je niet ook in een e-mail aan een onbekende leverancier zou zetten.

Het stoplicht: wat mag erin?

Rood: nooit invoeren, ook niet in een zakelijke versie

  • Persoonsgegevens van klanten, sollicitanten of collega's, zoals namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, klant- of personeelsnummers, salarissen, BSN en medische of financiële gegevens
  • Wachtwoorden, toegangscodes en API-sleutels (codes waarmee software toegang krijgt tot een systeem)
  • Vertrouwelijke contracten, offertes van leveranciers of juridische stukken
  • Financiële cijfers die nog niet openbaar zijn
  • Broncode waarin wachtwoorden of klantgegevens staan

Uitzondering voor persoonsgegevens en cijfers: AI die is ingebouwd in software die je organisatie al voor die gegevens gebruikt, zoals een assistent in je mailprogramma of AI in het klantsysteem of boekhoudpakket. Die mag ermee werken, maar alleen als je organisatie die AI-functie heeft goedgekeurd en zoals daarvoor is afgesproken. Een nieuwe AI-knop in software die je al kent, is niet vanzelf goedgekeurd. Een apart chatvenster of een losse app valt hier niet onder, ook niet als die van dezelfde leverancier is.

Oranje: alleen als je organisatie dit heeft afgesproken

  • Interne documenten zonder persoonsgegevens, zoals een procesbeschrijving of jullie eigen code zonder wachtwoorden
  • Klantvragen die je eerst goed hebt geanonimiseerd, zodat niemand meer te herkennen is (zie hierna)
  • Concepten met informatie die nog niet naar buiten mag, zoals een persbericht over een nieuw product

Doe dit alleen in de tool die je organisatie heeft goedgekeurd, ingelogd met je werkaccount. Nooit in een privé-account, ook niet als je daar zelf voor betaalt.

Groen: prima

  • Openbare informatie, zoals teksten van je eigen website
  • Algemene vragen ("Hoe schrijf ik een vriendelijke herinnering voor een openstaande factuur?")
  • Je eigen teksten zonder vertrouwelijke of persoonlijke informatie, om ze te laten verbeteren

Ook groen typ je alleen in een tool die je organisatie toestaat.

Anonimiseren is lastiger dan het lijkt

Een naam weghalen is niet genoeg. "Een 52-jarige kassamedewerker uit onze vestiging in Zwolle die sinds maart ziek is" is voor iedereen in je bedrijf direct herleidbaar. Combinaties van details maken iemand herkenbaar. Ook een naam vervangen door "medewerker A" helpt niet als de rest van het verhaal herkenbaar blijft.

Haal dus ook functies, locaties, datums en bijzonderheden weg, of beschrijf de situatie algemeen: "Hoe ga ik in gesprek met een medewerker die langdurig ziek is?"

Voorbeelden uit de praktijk

Klantenservice. Je wilt een boze klantmail laten beantwoorden. Kopieer niet de hele mail met naam, ordernummer en adres. Vat de klacht samen ("klant is boos over een late levering en wil zijn geld terug") en laat daar een antwoord op schrijven. De persoonlijke details vul je daarna zelf in.

HR. Plak nooit een cv of beoordelingsgesprek in een chatbot. Vraag in plaats daarvan om een algemene structuur: "Welke vragen stel ik in een functioneringsgesprek voor een teamleider?"

Marketing. Teksten voor je website of social media laten schrijven is prima. Let wel op cijfers en claims: controleer elk feit voordat je publiceert. Daarover gaat de volgende les.

Financiën. Zet geen echte cijfers uit je administratie in een chatbot. Werk met een voorbeeld met verzonnen bedragen als je wilt laten uitleggen hoe een berekening werkt.

Checklist: voor je op Enter drukt

  1. Werk ik in de tool die mijn organisatie heeft goedgekeurd, ingelogd met mijn werkaccount?
  2. Staan er namen of andere herleidbare gegevens in mijn vraag, of in het bestand, de schermafbeelding of de geopende pagina die de AI meeleest?
  3. Zit er vertrouwelijke bedrijfsinformatie in?
  4. Kan ik mijn vraag algemener stellen en krijg ik dan nog steeds wat ik nodig heb?
  5. Weet ik wat ik met het antwoord ga doen, en wie het controleert?

Twijfel je? Voer het dan niet in, of maak je vraag eerst algemener. Gaat het toch mis? Meld het meteen bij de privacycontactpersoon van je organisatie (weet je niet wie dat is, dan je leidinggevende).

Test jezelf

Kies bij elke vraag het beste antwoord. Je ziet meteen of het klopt.

1. Een klant mailt een klacht met naam, adres en ordernummer. Wat doe je?

Juist. Zo krijg je een bruikbaar antwoord zonder dat klantgegevens je organisatie verlaten.

Niet goed. Naam, adres en ordernummer zijn allemaal herleidbaar tot de klant. Vat de klacht samen zonder die details en vul ze daarna zelf in.

2. Je organisatie heeft een zakelijke versie van een chatbot. Betekent dat dat je alles mag invoeren?

Klopt. Een zakelijke versie verkleint het risico, maar rode informatie zoals wachtwoorden hoort er nooit in, en de afspraken van je organisatie blijven gelden.

Helaas. Een zakelijke versie beschermt beter, maar is geen vrijbrief: rode informatie hoort er nooit in. Voor de rest volg je de afspraken van je organisatie; je hoeft niet elke keer toestemming te vragen.

3. Welke vraag kun je zonder zorgen stellen?

Goed. Een algemene vraag zonder gegevens is groen. Stel hem wel in een tool die je organisatie toestaat.

Nee, daarin staan persoonsgegevens of zelfs een heel klantenbestand. Stel de vraag algemeen.

4. "Een 52-jarige medewerker uit onze vestiging in Zwolle die sinds maart ziek is." Is dat anoniem?

Precies. Combinaties van details maken iemand herleidbaar, ook zonder naam.

Helaas. Het is de combinatie van details die iemand herkenbaar maakt, ook zonder naam of leeftijd: collega's weten direct over wie het gaat. Beschrijf de situatie algemeen.

5. Je wilt een AI-tool gebruiken die je organisatie (nog) niet heeft goedgekeurd. Wat doe je?

Goed. Zo weet je organisatie welke tools er worden gebruikt, en dat hoort ook bij AI-geletterdheid.

Niet goed. Ook een algemene vraag stel je alleen in een tool die je organisatie toestaat, en nooit in een privé-account. Voor een tool die niet is goedgekeurd, heeft je organisatie geen afspraken over je gegevens. Vraag het daarom vooraf na, niet achteraf.

Samenvatting

  • Wat je in een chatbot typt, plakt of uploadt, verlaat je organisatie.
  • Rood (persoonsgegevens, wachtwoorden, vertrouwelijke stukken, niet-openbare cijfers) hoort er nooit in, ook niet in een zakelijke versie.
  • Een naam weghalen is nog geen anonimiseren.
  • Gebruik alleen de tools die je organisatie heeft goedgekeurd, ingelogd met je werkaccount.
  • Stel je vraag zo algemeen als kan; de details vul je zelf in.

Meer weten over de regels? Lees wat de AI Act vraagt of bekijk ons voorbeeld AI-gebruiksbeleid.

Deze informatie is met zorg samengesteld, maar is geen juridisch advies.